Nadchodzące zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

Do Sejmu został skierowany projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, który między innymi przewiduje modyfikację przepisów odnoszących się do zasad podpisywania sprawozdań finansowych.

Digitalizacja postępowania rejestrowego

Od 2018 roku trwa proces digitalizacji postępowania rejestracyjnego. W pierwszym etapie wprowadzono obowiązek złożenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej – tj. składnia dokumentów finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Ostatni etap rozpoczął się w lipcu tego roku i polega on na obowiązkowym składaniu wszelkich wniosków do Krajowego Rejestr Sądowego w formie elektronicznej.

Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe powinno być podpisane – z podaniem daty podpisu – przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

W praktyce oznacza to, iż w przypadku, gdy zarząd składa się z kilku osób obowiązek złożenia podpisu na sprawozdaniu finansowym spoczywa na każdym członku zarządu. Obowiązek ten w szczególności uciążliwy jest dla członków zarządu, którzy są obcokrajowcami, a co więcej nie posiadają podpisów elektronicznych lub profili zaufanych ePuap. Brak ustawowych wytycznych w zakresie kolejności podpisywania takiego dokumentu różnymi formami podpisów (np. część członków zarządu podpisu ePuap-em, a część podpisem elektronicznym kwalifikowanym) lub wytycznych dotyczących typów i formatów podpisów elektronicznych, w praktyce powoduje wiele wątpliwości. Zorganizowanie podpisania takiego dokumentu często jest nie tylko dość czasochłonne, ale również może wiązać się z problemami technicznymi czy organizacyjnymi.

Jakie zmiany nas czekają?

Projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw przewiduje, iż sprawozdanie finansowe będzie mogło być podpisane przez:

  • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
  • kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu albo jedną osobę wchodząca w skład tego organu, w sposób opisany poniżej, a odmowa podpisu będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, zgodnie z projektowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe będzie mogła podpisać jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa złożenia oświadczenia będzie równoważna z odmową podpisu i będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, a także odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny być sporządzone:

  • w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
  • w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem.

Jeżeli powyższe dokumenty zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym  podpisem – jedna z osób wchodzących w skład organu zarządzającego, podpisująca sprawozdanie finansowe, będzie zobowiązana do zapewnienia sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że odmowa podpisu sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, a także odmowa złożenia takiego oświadczenia, zgodnie z projektowanymi przepisami, powinny wskazywać: sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności poprzez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dokumenty te będą podlegały złożeniu we właściwym rejestrze sądowym.

Ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy podkreśla, że zarówno podpisanie sprawozdania, jak i złożenie oświadczenia niesie ze sobą jednakowe skutki w zakresie odpowiedzialności członka organu zarządzającego, który, podpisując sprawozdanie lub składając oświadczenie, potwierdza, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami ustawy.

Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?

Zgodnie z projektem ustawy, powyższe przepisy mają wejść w życie w ciągu 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Należy jednak zauważyć, iż są to projektowane przepisy i wersja ostateczna może się różnić od przedstawionego powyżej projektu z dnia 3 września 2021 roku.

Jak możemy pomóc?

Kancelaria D.Dobkowski sp.k., stowarzyszona z KPMG, wspiera swoich Klientów w procesie zatwierdzenia dokumentów finansowych dotyczących zakończonego roku obrotowego, w szczególności poprzez pomoc w zakresie kwestii związanych z podpisywaniem dokumentów finansowych, przygotowaniem sprawozdań z działalności oraz zatwierdzaniem dokumentów finansowych, jak również ich składaniem do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie dotyczą sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie się w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami.