Praca zdalna zostanie uregulowana w Kodeksie pracy

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii opublikowało projekt ustawy z dnia 18 maja br. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: „Projekt ustawy”) odnoszący się między innymi kwestii pracy zdalnej, która ma zastąpić regulacje w zakresie telepracy.

Obecnie bowiem praca zdalna wykonywana jest na podstawie art. 3 ustawy w sprawie COVID-19, zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnie, jak również wykorzystywane są do tego przepisy odnoszące się do telepracy zawarte w Kodeksie pracy.

Poniżej przedstawiamy główne założenia projektowanych zmian.

Praca zdalna – trzy formy jej wykonywania

Zgodnie z Projektem ustawy, praca zdalna jest to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Może być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zwracamy uwagę, iż w ww. definicji przewidziano, że praca może być wykonywana w trybie zdalnym „całkowicie” lub „częściowo”. Oznacza to, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub w tzw. formie hybrydowej (np. 3 dni w zakładzie pracy, 2 dni z domu). Dodatkowo ustawodawca proponuje uregulowanie tzw. pracy zdalnej wykonywanej w formie okazjonalnej. Projekt ustawy przewiduje, iż na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie.

Wprowadzenie pracy zdalnej

W myśl projektowanych zmian przepisów, praca zdalna będzie mogła być wprowadzona zarówno w momencie nawiązania stosunku pracy, jak i w trakcie zatrudnienia.

Dodatkowo, ustawodawca zaproponował, iż w nadzwyczajnych okolicznościach (stan nadzwyczajny, stan epidemii czy w sytuacji, gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy) pracodawcy będzie przysługiwało prawo polecenia pracownikowi wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Pracodawca będzie uprawniony do wydania takiego polecenia pod pewnym warunkiem – pracownik musi uprzednio złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną

Warto również wspomnieć, iż Projekt ustawy przewiduje sytuacje, w których pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej. Dotyczy to w szczególności pracowników (rodziców): (i) wychowujących dziecko do 4 roku życia, (ii) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, (iii) dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie, (iv) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ponadto w ramach projektowanych zmian przepisów przewiduje się, iż zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową; w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe zasady wykonywania pracy będą określone przez pracodawcę w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Projekt ustawy wskazuje na obowiązkowe elementy takiego porozumienia.

Dodatkowo, w sytuacji nieprzyjęcia przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej lub niepodpisania porozumienia w sprawie pracy zdalnej, pracodawca będzie mógł określić zasady w poleceniu wykonywania pracy w takim trybie albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

W myśl Projektu ustawy, każdej ze stron będzie przysługiwało prawo do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej. Po upływie tego terminu pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnienia takiego wniosku, a przywrócenie może nastąpić na podstawie porozumienia zmieniającego.

Ograniczenie możliwości wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Warto zauważyć, iż brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę zdalną, jak również zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i powrót do „standardowego” trybu pracy nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę.

Dodatkowe obowiązki dla pracodawcy

Zgodnie z projektowanymi przepisami, na pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej, np. obowiązek pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, w sytuacjach wskazanych w przepisach.

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także z wykorzystaniem narzędzi pracy niedostarczonych przez pracodawcę. W takim przypadku obie strony stosunku pracy będą mogły zawrzeć porozumienie określające zasady ich wykorzystywania, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent (lub ryczałt) w wysokości ustalonej przez strony.

Wyłączenie z opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej

Zgodnie z Projektem ustawy, dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT. Zgodnie z opinią Ministerstwa Finansów uzyskaną w trakcie roboczych konsultacji, obowiązujące zasady opodatkowania podatkiem dochodowym kosztów związanych z pracą zdalną powinny zostać utrzymane w odniesieniu do projektowanych regulacji, w tym również w zakresie, w jakim na podstawie porozumienia zawartego z pracownikiem pracodawca zwraca np. koszty energii elektrycznej czy dostępu do internetu.

Prawo kontroli

Projekt ustawy przyznaje pracodawcy prawo do kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną, w miejscu wykonywania tej pracy, na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi/ regulaminie/ poleceniu/ porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Przepisy antydyskryminacyjne

Proponowane zmiany przewidują również wprowadzenie dodatkowych przepisów mających na celu ochronę pracowników wykonujących pracę w formie zdalnej. Pracownik nie będzie mógł być dyskryminowany zarówno z powodu podjęcia, jak i odmowy podjęcia pracy zdalnej.

BHP a praca zdalna / wypadek przy pracy

Projekt ustawy przewiduje szereg rozwiązań z zakresu BHP, m.in. wskazuje na obowiązki, które będą musiały być realizowane przez pracodawcę względem pracownika, jak również wprowadza wymóg sporządzania oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną.

Projektowane przepisy regulują również kwestię wypadku przy pracy w czasie wykonywania pracy w formie zdalnej. Przepisy dotyczące wypadków przy pracy uregulowane w obecnie obowiązujących przepisach mają znaleźć odpowiednie zastosowanie do pracy zdalnej.

Nowe przepisy wejdą w życie po 3 miesiącach od dnia odwołania na terenie Polski stanu epidemii ogłoszonego w związku z SARS-CoV-2 albo – w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego dotyczącego koronawirusa – po 3 miesiącach od dnia odwołania tego stanu.

Jeżeli są Państwo zainteresowani doradztwem lub mają pytania, uprzejmie prosimy o kontakt.

Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie dotyczą sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie się w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami.