Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów – ustawodawca daje mało czasu na wdrożenie nowych procedur

Jak już sygnalizowaliśmy do 17 grudnia 2021 roku, do polskiego systemu prawnego, zaimplementowana powinna zostać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Prace legislacyjne zmierzające w kierunku implementacji bardzo przyspieszyły.

18 października 2021 roku na wniosek Ministra Rodziny i Polityki Społecznej do Rządowego Centrum Legislacji złożony został Projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Zgodnie z projektem, ustawa wejdzie w życie w ciągu 14 dni od jej opublikowania.

W ślad za Dyrektywą, projektowana ustawa reguluje środki ochrony osób zgłaszających naruszenia przed działaniami odwetowymi, jak również odpowiadające temu rozwiązania organizacyjne i instytucjonalne, w szczególności zakaz niekorzystnego traktowania sygnalisty w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej.

Projekt ustawy nakłada na pracodawców szereg obowiązków związanych z zapewnieniem bezpiecznych i poufnych kanałów i procedur zgłaszania naruszeń oraz działań następczych.

Jakie działania musi podjąć pracodawca, aby dostosować się do nowych przepisów?

Zgodnie z projektem ustawy, wraz z jej wejściem w życie, pracodawcy będą zobowiązani do utworzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który będzie stanowił o sposobach (kanałach) i procedurze zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych. Treść dokumentu będzie musiała być poddana konsultacjom z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami pracowników, jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, a następnie przedstawiona pracownikom.

Regulamin wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Pracodawca będzie zobowiązany do zapoznania z jego treścią każdego nowego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy.

Regulamin zgłoszeń będzie musiał określać w szczególności podmioty upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, kanały i sposób przyjmowania zgłoszeń, informację, czy procedura wewnątrzzakładowa obejmuje zgłoszenia anonimowe oraz sposób i termin dostarczenia zgłaszającemu informacji zwrotnych.

Kanały zgłoszeń wewnętrznych będą musiały zapewnić możliwość dokonania zgłoszenia pisemnego lub ustnego i powinny zostać dostosowane do specyfiki danego pracodawcy.

W celu ochrony sygnalisty pracodawca będzie musiał zapewnić, iż tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia oraz informacje podane przez sygnalistę nie zostaną ujawnione osobom nieupoważnionym.

Pracodawca zobowiązany będzie również do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Gromadzone tam dane przechowywane będą przez 5 lat od przyjęcia zawiadomienia.

Uwzględniając specyfikę materii, ustawa przewiduje także pewne odstępstwa od generalnych reguł wynikających z rozporządzenia RODO.

Kanały i procedury dokonywania zgłoszeń będą mogły być także obsługiwane przez podmioty zewnętrzne. Upoważnienie do wykonywania czynności będzie wymagało umowy między stronami. Choć nałoży to na podmiot zewnętrzny obowiązek działania, to nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności za dochowanie obowiązków ustanowionych ustawą, w szczególności dotyczy to kwestii zachowania poufności, udzielenia zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych.

Kto i kiedy powinien ustanowić wewnętrzne procedury ochrony sygnalisty i wewnętrzne kanały zgłoszeń?

Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i procedur zgodnych z nowymi przepisami odnosić się będzie obligatoryjnie do wszystkich podmiotów sektora publicznego oraz do podmiotów sektora prywatnego, o ile spełnią przynajmniej jedno z następujących kryteriów:

  • zatrudniają 50 lub więcej pracowników,
  • bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników – w przypadku wykonywania usług w zakresie unijnych usług finansowych oraz rynków kapitałowych, usług w zakresie bankowości, kredytów, inwestycji, ubezpieczeń i reasekuracji, produktów w zakresie emerytur zakładowych lub indywidualnych produktów emerytalnych, papierów wartościowych, funduszy inwestycyjnych i usług płatniczych.

Pozostałe podmioty będą miały możliwość przyjęcia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych na zasadzie dobrowolności.

Organizacje zatrudniające 250 lub więcej pracowników będą zobowiązane do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów zgodnego z nowymi wymogami wraz z wejściem w życie ustawy. Termin na wykonanie wyżej wskazanych obowiązków będzie zatem bardzo krótki.

Dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników termin na ustanowienie systemu ochrony sygnalisty upłynie 17 grudnia 2023 roku.

Odpowiedzialność karna za naruszenie przepisów

Projekt ustawy przewiduje, iż pracodawca, który nie ustanowi w ustalonych terminach wewnętrznych procedur i kanałów zgłoszeń albo ustanowiona przez niego procedura będzie naruszać treść regulacji zawartych w projektowanej ustawie – będzie odpowiadał za przestępstwo zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.

Takiej samej odpowiedzialności karnej podlegać będzie pracodawca, który będzie utrudniał dokonywania zgłoszeń, podejmie działania odwetowe, bądź naruszy obowiązek zachowania poufności tożsamości wobec sygnalisty.

Jak możemy pomóc?

Kancelaria KPMG D. Dobkowski sp.k. oferuje kompleksowe wsparcie w procesie implementacji w firmie wchodzących w życie regulacji prawnych dotyczących ochrony sygnalistów, w szczególności poprzez:

  • przegląd obowiązujących w organizacji procedur i instrumentów zgłaszania nieprawidłowości oraz pomoc w ich dostosowaniu do nowych wymagań,
  • wsparcie przy tworzeniu nowych procedur i wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz pozostałej niezbędnej dokumentacji, w tym wsparcie w procesie wewnątrzzakładowego uzgadniania procedur przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
  • wsparcie w outsourcingu wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń,
  • prowadzenie lub wsparcie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych naruszeń,
  • pomoc we wdrożeniu wewnątrz organizacji przyjętych procedur zgłaszania naruszeń, w szczególności poprzez przygotowywanie materiałów i działań informacyjnych oraz przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych,
  • wsparcie prawne w sytuacjach kryzysowych oraz sporach wewnętrznych i sądowych dotyczących zgłoszeń.

Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie dotyczą sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie się w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami.