@ zamiast awiza – czyli doręczenia elektroniczne

Po podpisach elektronicznych, przyszedł czas na pocztę elektroniczną. Pod koniec 2020 r. przyjęta została ustawa o doręczeniach elektronicznych, która zakłada, że korespondencja z urzędów będzie wysyłana w formie elektronicznej. Co więcej, nowe przepisy przewiduję również, że skrzynki e-mail, do których kierowane będą listy z urzędów, będą prowadzone przez Pocztę Polską. Korzystanie z doręczeń elektronicznych będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców (zarówno spółek, jak i jednoosobowych przedsiębiorców) oraz dla prawników.

To w skrócie zmiany jakie wprowadza ustawa o doręczeniach elektronicznych, która zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2021 r. Poniżej szczegóły.

Rejestrowane doręczenie elektroniczne – publiczne, prywatne, a może „hybrydowe”?

Ustawa rozróżnia usługę publicznego i kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Obie polegają na przesyłaniu i odbieraniu korespondencji drogą elektroniczną z zapewnieniem integralności przesyłanych danych. Usługa publiczna będzie świadczona przez tzw. „operatora wyznaczonego”, czyli na tę chwilę przez Pocztę Polską. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie natomiast świadczona przez dostawców usług zaufania kwalifikowanych zgodnie z rozporządzeniem UE eIDAS.

Zasadą ma być doręczenie korespondencji (wymagającej potwierdzenia nadania / odbioru) z wykorzystaniem usługi publicznego rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jednocześnie istnieć będzie możliwość zrezygnowania z usługi doręczeń publicznych i zastąpienia jej usługą oferowaną przez podmioty prywatne – kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

Przewidziano również usługę doręczenia hybrydowego, w ramach którego to przesyłki pocztowe przesyłane poprzez środki komunikacji elektronicznej, na etapie ich przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przyjmą fizyczną formę przesyłki listowej. Przekształcenie to ma odbywać się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej. Doręczenia hybrydowe będą stosowane w sytuacjach braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych oraz wobec osób pozbawionych wolności.

Skrzynka e-mail od Poczty Polskiej

Do skorzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego niezbędne będzie posiadania ,,oficjalnego” adresu e-mail. Zasadą ma być nadawanie adresów do doręczeń elektronicznych powiązanych z usługą publiczną. W takim wypadku adres e-mail (wraz z przyporządkowaną do niego skrzynką e-mail) będzie tworzony i nadawany przez ministra do spraw informatyzacji. Utworzenie i nadanie takiego adresu ma być dokonywane na wniosek lub automatycznie (w przypadku przedsiębiorców).

Skrzynka e-mail ma być prowadzona przez Pocztę Polską. Zgodnie z aktualną treścią projektu przepisów wykonawczych, skrzynka e-mail ma zapewniać pojemność 1GB pamięci dla jednego użytkownika (dla podmiotów publicznych ma to być pojemność 15GB). Skrzynka e-mail ma umożliwiać zarządzania korespondencją, w tym możliwość wprowadzenia reguł automatycznego przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych.

Użytkownicy, którym nadano oficjalny adres e-mail będą mogli z niego zrezygnować. Natomiast użytkownicy zobowiązani do posiadania oficjalnego adresu e-mail, będą w takim wypadku musieli przedstawić adres e-mail powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Baza adresów e-mail

Nowe przepisy rozróżniają etap tworzenia i nadawania oficjalnych adresów e-mail od etapu ich wpisywania do bazy adresów elektronicznych prowadzonej przez ministra do spraw informatyzacji. Użytkownicy, którzy korzystać będą z usługi kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą musieli złożyć wniosek o wpis swojego adresu e-mail do bazy adresów elektronicznych. Jednocześnie, ustawa przewiduje możliwość, że dane w tym zakresie będą przekazywane bezpośrednio przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Nowe obowiązki przedsiębiorców i … prawników

Korzystanie z doręczeń elektronicznych ma być obowiązkowe dla podmiotów publicznych, do którego to grona mają należeć oprócz organów administracji, również spółki finansowane w większości ze środków publicznych (z pewnymi wyjątkami), a także komornicy. Obowiązek ten spoczywać ma również na przedsiębiorcach (zarówno osobach prawnych, jak i jednoosobowych przedsiębiorcach) oraz na prawnikach (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej).

Choć ustawa o doręczeniach elektronicznych zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2021 r., to dla przedsiębiorców przewidziano dłuższy termin na dostosowanie się do jej przepisów. Przedsiębiorcy wpisani do KRS (a więc w szczególności spółki) będą mieli czas na uzyskanie oficjalnego adresu e-mail do dnia 1 października 2022 r. Natomiast przedsiębiorcy – osoby fizyczne – wpisane do CEIDG będą miały na to czas aż do dnia 30 września 2026 r.

Jeśli chcieliby Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje dotyczące nowych przepisów, bądź potrzebowali wsparcia w dostosowaniu się do nich, uprzejmie prosimy o kontakt.