Zmiany w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów

Na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego, w dniu 7 lipca 2022 r. opublikowana została kolejna wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („aktualny projekt”).

Obecnie jest to już trzecia odsłona projektu, który ma na celu implementację do polskiego systemu prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Zmiany wprowadzone w opublikowanej wersji projektu ustawy w stosunku do projektu z 6 kwietnia 2022 r. (o którym można przeczytać tutaj) mają w większości charakter kosmetyczny, w tym po raz 3 zmieniono termin, którym określana jest obowiązkowo przyjmowana procedura zgłoszeń, na „procedurę wewnętrzną”.
Niemniej, aktualny projekt wprowadza również zmiany mające znaczenie dla podmiotów prywatnych i zobowiązujące pracodawców do:

  • wprowadzenia do treści procedury wewnętrznej systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w sytuacji, gdy zaistniałemu naruszeniu prawa można zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego.
  • uregulowania w treści procedury wewnętrznej obowiązków podmiotu prawnego z zakresu dokumentowania zgłoszeń, obowiązku zachowania poufności oraz ochrony danych osobowych uzyskanych również w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
  • przechowywania danych osobowych oraz pozostałych informacji zawartych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Zmiana ta stanowi znaczne wydłużenie okresu przechowywania danych względem poprzednich wersji projektu.

Dodatkowo w aktualnym projekcie dokonano zmiany przesłanki wyrządzenia szkody niematerialnej sygnaliście poprzez usunięcie zapisu nawiązującego do nadszarpniętej reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych i zastąpienie go zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych osoby zgłaszającej, co stanowi znaczne rozszerzenie zakresu zakazanych działań odwetowych.

W świetle aktualnego projektu warto również nadmienić, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodowy wskazujący, iż działania podjęte względem sygnalisty nie stanowią zakazanych działań odwetowych, na które wskazuje art. 12 aktualnego projektu. Z tego punktu widzenia istotne jest prawidłowe uregulowanie zapisów procedur wewnętrznych, w tym wdrożenie kanałów zgłoszeniowych oraz przekazanie pracownikom zasad bezpiecznego i prawidłowego dokonywania zgłoszeń.

Pomimo wprowadzenia kolejnej wersji projektu, nadal dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników termin na ustanowienie systemu ochrony sygnalisty upłynie najpóźniej 17 grudnia 2023 r (za wyjątkiem podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937).
Natomiast czas na realizacje obowiązku ustanowienia procedury wewnętrznej dla wszystkich pozostałych podmiotów, został w aktualnym projekcie skrócony do 1 miesiąca od wejścia w życie ustawy.
Projekt ustawy co prawda nie ma jeszcze charakteru ostatecznego, ale można mieć nadzieję, że na obecnym etapie daje już obraz kształtu, jaki zamierza nadać mu ustawodawca.

Jak możemy pomóc?

Kancelaria KPMG D. Dobkowski sp.k. oferuje kompleksowe wsparcie w procesie implementacji w firmie systemów ochrony sygnalistów, w szczególności poprzez:

  • przegląd obowiązujących w organizacji procedur i instrumentów zgłaszania nieprawidłowości oraz pomoc w ich dostosowywaniu do nowych wymagań,
  • wsparcie przy tworzeniu nowych procedur i wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz pozostałej niezbędnej dokumentacji, w tym wsparcie w procesie wewnątrzzakładowego uzgadniania procedur przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
  • wsparcie w outsourcingu wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń,
  • prowadzenie lub wsparcie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych naruszeń,
  • pomoc we wdrożeniu wewnątrz organizacji przyjętych procedur zgłaszania naruszeń, w szczególności poprzez przygotowywanie materiałów i działań informacyjnych oraz przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych,
  • wsparcie prawne w sytuacjach kryzysowych oraz sporach wewnętrznych sądowych dotyczących zgłoszeń.

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu.