Zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

W dniu 23 listopada 2021 roku w Dzienniku Ustaw została opublikowana Ustawa z dnia 14 października 2021 roku o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw,która między innymi przewiduje modyfikację przepisów odnoszących się do zasad podpisywania sprawozdań finansowych.

Digitalizacja postępowania rejestrowego

We wrześniu informowaliśmy Państwa o tym, że rozpoczęto prace legislacyjne nad zmianą przepisów ustawy o rachunkowości dotyczących sposobu podpisywania sprawozdań finansowych. Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadza nowe rozwiązania polegające na możliwości podpisania sprawozdań finansowych tylko przez jednego członka zarządu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego. Poniżej prezentujemy zasady, które będą obowiązywały od 1 stycznia 2022 roku w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych.

Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

Przypominamy, iż zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości, w przypadku, gdy daną jednostką kieruje organ wieloosobowy sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez wszystkich członków tego organu oraz przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W praktyce oznacza to, iż w przypadku Zarządu wieloosobowego obowiązek złożenia podpisu na sprawozdaniu spoczywa na każdym członku Zarządu. Obowiązek ten może być uciążliwy dla członków Zarządu, którzy są obcokrajowcami, a co więcej nie posiadają podpisów osobistych lub profili zaufanych e-PUAP.

Zasady podpisywania sprawozdań finansowych od stycznia 2022 roku

Zgodnie z nowymi przepisami, sprawozdanie finansowe będzie mogło być podpisane przez:

  • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
  • kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu albo jedną osobę wchodzącą w skład tego organu, w sposób opisany poniżej, a odmowa podpisu będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, zgodnie z nowymi przepisami, sprawozdanie finansowe będzie mogła podpisać jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa złożenia oświadczenia będzie równoważna z odmową podpisu i będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, a także odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny być sporządzone:

  • w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
  • w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem

Jeżeli powyższe dokumenty zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem – jedna z osób wchodzących w skład organu zarządzającego, podpisująca sprawozdanie finansowe, będzie zobowiązana do zapewnia sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów.

Wskazane powyżej przepisy mają odpowiednie zastosowanie do sprawozdań finansowych innych niż roczne (sporządzonych zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości) oraz sprawozdań z działalności jednostki, a także sprawozdań z płatności i skonsolidowanych sprawozdań z płatności, z tym że tych trzech ostatnich nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Nowe zasady regulujące podpisywanie sprawozdań finansowych wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności, skonsolidowane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej zostały:

  • zatwierdzone przed dniem 1 czerwca 2022 roku
  • do których zostały sporządzone odmowa podpisu lub oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowa złożenia takiego oświadczenia, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami omówionymi powyżej,

to dokumenty te powinny być złożone we właściwym rejestrze, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 roku do dnia 15 czerwca 2022 roku.

Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie dotyczą sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie się w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami.